直接答案
雨天和安全预案必须在方案阶段完成，不能等活动当天临时讨论。预案至少要明确监测时间、决策负责人、通知方式、天气或风险判断条件、备用场地、替换项目、设备保护、医疗联络和延期规则。
适用情况
户外团建、运动会、健步行、草坪音乐会和带有临时舞台的活动都需要天气预案。即使是室内活动，也要考虑员工通勤、场馆进水、设备运输、电力、消防和人员疏散。不同活动的停止条件不同，不能用一句“下雨改期”代替完整决策机制。
执行步骤
- 在方案和合同中确认天气监测、决策时间、负责人和通知方式。
- 准备室内备选、替换项目、延期或取消等不同级别的处理方案。
- 活动前检查地面、路线、器材、舞台、电力、消防、交通和医疗条件。
- 总控、项目经理、安全、医疗、场地和企业联系人使用统一通讯表。
- 发生异常时由总控发布调整，不让不同队伍或供应商自行改变流程。
注意事项
运动会要重点检查地面、器材、边界和动线；团建要确认任务风险、交通、补给和人员状态；晚会要检查舞台、用电、消防、疏散和设备固定。调整或延期还可能影响场地、交通、餐饮、物料和第三方定金，相关处理方式应提前说明。
真实案例参考
青岛农商银行职工运动嘉年华属于大型室内赛事，重点是场馆、器材和人员安全；青岛农商银行草坪音乐会涉及户外舞台、电力和天气；海尔马拉松挑战赛还需要路线、补给和人员状态管理。不同场景必须分别设置预案。
执行检查清单
- 谁在什么时间依据哪些信息作出继续、调整、延期或取消决定。
- 员工、供应商、场地和交通人员通过什么渠道接收通知。
- 室内备选能否容纳原人数，替换项目是否保留原活动目标。
- 已制作物料、场地档期和交通餐饮变更如何处理。
- 事故、身体不适、设备故障和人员失联由谁负责升级联络。
预案应进入合同附件或执行手册，并在活动前向关键岗位说明。只有参与决策和执行的人都知道自己的职责，预案才具有实际作用。